Privacybeleid

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, de "AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

ARK Management BV is niet verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft dit ook niet gedaan. Voor vragen over dit beleid kunt u ons bereiken op het bovenstaande e-mailadres.

Welke gegevens verwerken wij?

Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

Contact: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt en de inhoud van uw bericht wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch.

Klantrelatie: de contactgegevens van uw contactpersonen, facturatiegegevens, briefings, correspondentie en projectdocumentatie.

Leveranciers en freelancers: contactgegevens, ondernemingsnummer, bankrekeningnummer en facturatiegegevens.

Sollicitaties en spontane sollicitaties: de gegevens die u verstrekt in uw cv, portfolio en motivatiebrief.

Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer u onze website bezoekt, registreren onze systemen uw IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, het tijdstip en de duur van uw bezoek, de bezochte pagina's en de verwijzende website. Er worden ook gegevens verzameld via cookies (zie sectie 8 en ons cookiebeleid).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG — zoals gegevens over gezondheid, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen of seksuele geaardheid — tenzij u dergelijke gegevens op eigen initiatief aan ons verstrekt.

Onze website is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Als u van mening bent dat wij toch dergelijke gegevens verwerken, neem dan contact met ons op via ben@ark.be en wij zullen deze verwijderen.

Informatie op deze website

Doel

Rechtsgrond (Artikel 6 AVG)

Beantwoorden van een vraag die u ons stelt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch

Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)): kunnen beantwoorden van uw vraag

Opstellen van een offerte en voorbereiden van een opdracht

Stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (Art. 6(1)(b))

Uitvoering van de opdracht, projectopvolging en communicatie met uw contactpersonen

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b))

Facturatie en betalingsopvolging

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b)) en wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c))

Boekhouding bijhouden en voldoen aan fiscale verplichtingen

Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c))

Invordering van openstaande facturen

Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)): innen van openstaande vorderingen

Beheer van de relatie met leveranciers en freelancers

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b))

Afhandeling van een sollicitatie of open sollicitatie

Stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (Art. 6(1)(b))

Het bewaren van een sollicitatie voor toekomstige vacatures

Uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

Het beveiligen van onze website en systemen, het voorkomen van misbruik en fraude

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

Het analyseren van websitegebruik via analytische cookies

Uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

Het versturen van informatie over onze diensten aan bestaande klanten

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), met een recht op bezwaar in elke communicatie

Wanneer we ons baseren op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Gegevens

Bewaartermijn

Berichten via het contactformulier of per e-mail die niet tot een opdracht leiden

12 maanden na de laatste correspondentie

Niet-geaccepteerde offertes

3 jaar na verzending

Klantgegevens, briefings en projectdocumentatie

10 jaar na afloop van de opdracht, gelet op de verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid

Facturen en boekhoudkundige gegevens

7 jaar, in overeenstemming met artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht

Gegevens van leveranciers en freelancers

7 jaar na de laatste samenwerking

Sollicitatiegegevens van een niet-geslaagde kandidaat

6 maanden nadat de procedure is afgesloten, of langer met uw uitdrukkelijke toestemming

Serverlogs

12 maanden

Cookiedata

Bekijk het cookiebeleid

Zodra deze termijnen zijn verstreken, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een lopend geschil of een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en geven deze niet door aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Om onze diensten te leveren en onze bedrijfsvoering te ondersteunen, maken wij gebruik van dienstverleners die gegevens namens ons verwerken. Dit zijn verwerkers in de zin van artikel 28 AVG, en wij hebben met elk van hen een verwerkersovereenkomst gesloten die hen verbiedt de gegevens voor eigen doeleinden te gebruiken. Het gaat om:

Combell — voor de hosting van de website en de e-mailomgeving;

Google Analytics — voor websitestatistieken;

Maillite — voor het versturen van onze mailings;

ons accountantskantoor, voor de verwerking van facturen en de boekhouding;

freelancers en onderaannemers die aan uw project werken, strikt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering;

drukkers, mediabureaus, productiehuizen en andere uitvoerende partijen, voor zover uw opdracht dit vereist;

onze bank, en waar van toepassing onze advocaat of een incassobureau;

overheidsinstanties en gerechtelijke autoriteiten, wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

We streven ernaar je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Voor zover bepaalde dienstverleners gegevens verwerken op servers buiten de EER, vinden dergelijke doorgiften uitsluitend plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende aanvullende waarborgen. Een overzicht van de betrokken partijen en de toegepaste waarborgen kan worden opgevraagd via ben@ark.be.

Welke rechten heb je?

Recht op inzage — je kunt opvragen welke gegevens we over je verwerken en hiervan een kopie ontvangen.

Recht op rectificatie — je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

Recht op gegevenswissing — in de gevallen voorzien in artikel 17 AVG kun je je gegevens laten verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking — je kunt de verwerking tijdelijk laten opschorten, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van je gegevens wordt gecontroleerd.

Recht op dataportabiliteit — gegevens die je aan ons hebt verstrekt en die we verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, worden verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm.

Recht om bezwaar te maken — tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, op gronden die verband houden met je specifieke situatie. Tegen direct marketing kun je op elk moment en zonder opgave van redenen bezwaar maken.

Recht om je toestemming in te trekken — wanneer we ons baseren op toestemming.

ARK Management BV neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen hebben. Er vindt geen profilering plaats.

Je kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar ben@ark.be. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen om je identiteit te bewijzen. We reageren binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; we zullen je hier tijdig over informeren. Het uitoefenen van deze rechten is kosteloos, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Voor alle andere cookies vragen we vooraf je toestemming via de cookiebanner, waarbij weigeren net zo eenvoudig is als accepteren. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken.

Een volledige beschrijving van de cookies die we plaatsen, hun doel en hun levensduur vindt u in ons cookiebeleid.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Concreet omvat dit een versleutelde verbinding via SSL/TLS, toegangsbeperkingen op basis van 'need-to-know', sterke authenticatie, regelmatige back-ups en het up-to-date houden van onze systemen en software.

Onze medewerkers, freelancers en onderaannemers zijn gebonden aan geheimhouding.

Geen enkele overdracht via het internet is volledig veilig. We kunnen daarom geen absolute veiligheid garanderen, maar we doen elke redelijke inspanning om deze te bereiken. Mocht u een lek of kwetsbaarheid ontdekken, meld dit dan aan ben@ark.be zodat we actie kunnen ondernemen.

Klachten

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via ben@ark.be. We zoeken graag samen naar een oplossing.

U hebt bovendien altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Autoriteit

Contact

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.dataprotectionauthority.be

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, onze werkwijzen of de wetgeving veranderen. De actuele versie is altijd beschikbaar op www.ark.be, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij substantiële wijzigingen informeren we onze klanten en contactpersonen actief.

Privacybeleid

Dit beleid is van toepassing op de website www.ark.be en op alle diensten die door ARK Management BV worden aangeboden.

ARK Management BV — versie van 30 juli 2026

Eén keer bouwen. Altijd voorop.

Eén keer bouwen.
Altijd voorop.